Isikuandmete töötlemise põhimõtted hooldekodus Saaremaa Valss

Isikuandmete vastutav töötleja

Hooldekodu täidab isikuandmete vastutava töötleja rolli, vastutades isikuandmete töötlemise eest.

Isikuandmed on mis tahes andmed füüsilise isiku kohta, mis võimaldavad isikut otse või kaudselt tuvastada. Isikuandmeteks on näiteks inimese nimi, pilt, biomeetrilised andmed, perekonna andmed, elu- ja töökoht.

Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sh isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.
Isikuandmeid tuleb töödelda asjakohaselt ning kindlaksmääratud eesmärkidel ja asjaomase isiku nõusolekul või muul seaduses ettenähtud õiguslikul alusel.

Käesolevaga anname ülevaate sellest, kuidas me kasutame ja hoiame oma tegevuse käigus saadud isikuandmeid.

Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Hooldekodu töötleb isikuandmeid SA Lääne-Saare Hoolekanne põhikirjas sätestatud ülesannete täitmiseks, milleks on väljaspool kodu osutatava üldhooldusteenuste osutamine ning muu hoolekandelise tegevusega seonduv majanduslik tegevus.

Isikuandmete töötlemisel lähtume Isikuandmete kaitse üldmäärusest https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=ET, Isikuandmete kaitse seadusest https://www.riigiteataja.ee/akt/104012019011 ning Andmekaitse Inspektsiooni vastavatest juhistest https://www.aki.ee/et/juhised .

Andmeid töödeldakse seaduste alusel ulatuses, mis on vajalik seadustes kirjeldatud eesmärkide täitmiseks.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus vms – edaspidi dokument).

Isiku algatuse või osaluseta töötleb hooldekodu isikuandmeid ainult siis, kui seda kohustab või lubab seadus.

Kõikidele isikuandmetega seotud dokumentidele on kehtestatud juurdepääsupiirang.

Kõik isiku tööle kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga.

Kandideerimisdokumentidele võimaldatakse juurdepääs isikutele, kes on seotud vastava otsustusprotsessiga.

Isikuandmeid (nimi, aadress, e-posti aadress, telefon, vm) kasutatakse adressaadile mistahes dokumendi mistahes viisil (postiasutuse, e-posti kaudu) edastamiseks või kontakti saamiseks.

Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida menetlusosaline on ise avaldanud.

Üldjuhul saadetakse dokument e-posti, adressaadi soovil ka tema poolt soovitud postiaadressile paberkandjal. Postiaadressile saadetava kirja liik (lihtvõi tähitud post) sõltub saadetise sisust. Menetlusdokumendid edastatakse tähtkirjana.

E-postiga saadetavaid kirju ei krüpteerita.

Isikuandmetega dokumente, sh tööle kandideerimisega seotud, säilitatakse vastavalt hooldekodu dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale.

Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.

Statistikat ja hooldekodu tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, ilma isikunimede ja kontaktandmeteta.

Hooldekodu üldkasutatavatesse ruumidesse, sh koridorid ja söögisaal, on turvakaalutlustel paigaldatud videovalve. Turvakaamerate salvestisi ei avaldata üldsusele, vaid neid töödeldakse konkreetse rikkumisjuhtumi korral selleks õigustatud isikute poolt (üldjuhul uurimisasutus), samuti ettevõttesisese järelevalve teostamiseks aga ka töökorralduse kavandamiseks ja analüüsimiseks.

Isikuandmete kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele edastamine

Hooldekodu väljastab isikuandmeid asutus(t)ele või isiku(te)le, kellel on seadusest tulenev õigus isikuandmeid küsida (nt Sotsiaalministeerium, kohtud, uurimisasutused, kohtueelne menetleja, järelevalveasutus jt).

Kellele, millal ja milliseid isikuandmeid edastati, fikseeritakse dokumendihaldussüsteemis ja vastav teave säilitatakse sealsamas või paberkandjal, lähtuvalt dokumendile kehtestatud säilitustähtajast.

Kolmandale isikule isikuandmete (sh arhiivitoimikus olevate isikuandmete) edastamine või nendele juurdepääsu võimaldamine on lubatud isiku nõusolekuta:

1) kui isik, kellele andmed edastatakse, töötleb isikuandmeid seaduse, välislepingu või Euroopa Liidu Nõukogu või Euroopa Komisjoni otsekohalduva õigusaktiga ettenähtud ülesande täitmiseks;

2) üksikjuhtumil isiku enda või muu isiku elu, tervise või vabaduse kaitseks, kui isikult, kelle andmeid edastatakse ei ole võimalik nõusolekut saada;

3) kui kolmas isik taotleb teavet, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites ja taotletav teave ei sisalda delikaatseid isikuandmeid ning sellele ei ole muul põhjusel kehtestatud juurdepääsupiirangut.

Isikuandmete väljastamist piiratakse kui see võib:
• kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
• takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
• raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
• ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Andmete mitteväljastamise puhul on õigus esitada hooldekodu otsuse peale vaie Andmekaitse Inspektsioonile.

Inimese poolt enda andmetega tutvumise õigus ja kord
Igaühel on õigus küsida hooldekodult enda ning ka oma eestkostetava kohta käivaid isikuandmeid
ja teavet ning tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega:
• milliseid isikuandmeid tema kohta kogutakse ja on kogutud;
• millisel eesmärgil ning millisest õigusaktist lähtudes tema andmeid töödeldakse;
• kuhu ja/või kellele on tema isikuandmeid edastatud.

Andmete saamiseks võib:
• esitada hooldekodule omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus;
• taotleda isikuandmetega dokumentide väljastamist;
• tutvuda dokumentide või registritega kohapeal
Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja veenduma taotleja isikusamasuses, mistõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.
Õigustatud isikule esitatakse tema kohta soovitud andmed esimesel võimalusel ja mitte hiljem, kui ühe kuu jooksul pärast taotluse saamist.

Isikuandmete parandamis-, kustutamis- ja piiranguõigus
Igaühel on õigus nõuda enda või oma eestkostetava ebaõigete isikuandmete parandamist.
Igaühel on õigus nõuda enda või oma eestkostetava isikuandmete töötlemise piiramist.
Kui hooldekodul ei ole isikuandmete kasutamiseks seaduslikku alust, võib igaüks nõuda nende andmete kasutamise lõpetamist või kustutamist.

Kaebused
Igaühel, kes leiab, et tema isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on õigus pöörduda hooldekodu andmekaitsespetsialisti või Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Kontaktandmed
Isikuandmete haldamise kohta lisateabe saamiseks või küsimuste tekkimisel võite kirjutada saaremaavalss@saare.ee